Werken tijdens e.Day
Online werken tijdens e.Day 2007; foto door Henk-Jan Winkeldermaat

In november 2006 ging mijn Powerbook kapot en was ik tijdelijk aangewezen op verschillende desktop computers. Ik had dus geen vaste harde schijf meer om mijn bestanden op te slaan. Het enige waar ik vrijwel altijd en overal toegang tot had was internet. Tijd dus om een stap te nemen die ik me al een tijd had voorgenomen, alleen nog maar online werken.

Online werken heeft als voordeel dat je altijd en overal en ook vaak via mobiele telefoon aan de slag kunt. Als er maar internet is. Bibliotheek, school, een cafe met draadloos internet, op je werk, of (vaak zelfs) via je mobiele telefoon. En bijna alle online toepassingen bieden de mogelijkheid documenten met anderen te delen; zodat je makkelijk kunt samenwerken (en geen last hebt van versiebeheer). Voor mij twee erg goede redenen om online te werken.

De basis voor mijn online leven is de browser Firefox. Van het instant messagen (?) tot het mailen en van het video’s kijken tot het muziek luisteren. Over de tijd heb ik door middel van mijn favoriete set met add-ons en eigen instellingen de browser precies naar mijn voorkeuren aangepast.

Deze instellingen heb ik via FEBE, een add-on voor Firefox, online opgeslagen. Dat maakt dat ik, waar ik ook ben, binnen maximaal drie stappen mijn favoriete online werkomgeving heb:

  1. (Indien nodig) Download en installeer Firefox;
  2. Download en installeer FEBE, de add-on voor Firefox, die het mogelijk maakt favoriete instellingen terug te zetten;
  3. Download het FEBE instellingen bestand en installeer deze via Firefox;

Maar goed, dan heb ik dus een browser, volledig aangepast aan mijn voorkeuren. Hoe ziet mijn online werk er dan uit? Ik heb het voor het gemak onderverdeeld in drie onderdelen, die ik later in de tekst verder uitwerk:

  1. Office: documenten, bestanden en taken/agenda;
  2. Communicatie: nieuws, emailen, instant messaging, contacten beheren;
  3. Entertainment: muziek luisteren, video’s kijken

1) Office: documenten, bestanden en taken/agenda

Documenten

De meeste documenten die ik bewerk/beheer maak ik in Google Docs (zie ook de uitleg van Commoncraft: Google Docs in Plain English). Google Docs is een erg makkelijke manier om online documenten aan te maken, op te slaan en te organiseren, en te bewerken met een breed arsenaal aan basale tekstbewerking opties (koppen, font, kleur). Ook zijn deze documenten makkelijk met andere mensen te delen: je kunt ze alleen voor jezelf houden, delen met een beperkt aantal mensen en je kunt ze delen met de rest van de wwwereld. Het is mogelijk tegelijkertijd met anderen aan een document te werken (al werkt dat in mijn ervaring niet altijd foutloos) en bovendien is het mogelijk terug te keren naar eerdere revisies en de revisies van anderen te zien. Daarnaast biedt de online tool een scala aan export-mogelijkheden. De online tekstdocumenten alleen al kun je exporteren naar pdf, word, html, rtf, text en open office.

De uitgebreide mogelijkheden maken het zelfs een geschikt systeem voor project management.

Google Docs is dus geweldig, maar heeft toch ook enkele mindere kanten. Met name de slechte export-functie voor excel bestanden en de beperkte mogelijkheden om grote tekstdocumenten met veel voetnoten en hoofdstukken te beheren zijn in mijn dagelijkse routine een probleem.

Google Docs biedt behoorlijk uitgebreide mogelijkheden om met spreadsheets te werken. Fantastisch om grafieken te maken, redelijk complexe spreadsheets op te bouwen en om bijvoorbeeld een urenregistratie bij te houden. Zelfs het meenemen van variabelen van het ene naar het andere tabblad is mogelijk. En daar gaat het mis met het exporteren: de koppelingen tussen tabbladen die online worden gemaakt, worden bij het exporteren naar een excel bestand niet meegenomen. En dat betekent dus dat alle koppelingen weer opnieuw moeten worden gemaakt.

Het beheren van uitgebreide tekstdocumenten (bijvoorbeeld scripties met voetnoten of grote adviesrapporten) is ook erg lastig. In Google Docs is het lastig snel overizicht te krijgen in een document door het maken van een inhoudsopgave of door een weergave van de structuur van het document. Daarnaast zijn voetnoten een crime: een lastig, omslachtig systeem dat weinig flexibel is. En als je dan een inhoud hebt gemaakt, headings hebt weergegeven en je voetnoten hebt ingevoegd, blijkt het exporteren naar Word het document weer volledig te ontdoen van alle structuur en layout.

Sommigen adviseren daarom grote documenten op te knippen in diverse Google Docs tekstdocumenten per hoofdstuk, maar dat is omslachtig en lost bij mij nog steeds niet het export-probleem en het voetnoten-probleem op.

Bestanden

Daarom sla ik alle uitgebreide tekstdocumenten op in Box.net, gratis online opslagruimte voor bestanden. Het voordeel van Box.net is dat het overzichtelijk en helder is, gratis (met een totaal van 1 GB en bestanden tot 10MB) en dat het makkelijk is bestanden te ordenen en te delen met anderen. Ook heb ik hier bijvoorbeeld Photoshop documenten staan die ik wel eens nodig heb en andere standaard bronbestanden die ik regelmatig gebruik.

Taken/agenda

Taken en todo’s beheer ik met Remember the Milk; een online toepassing waar ik al veel over heb geschreven.

Mijn agenda beheer ik in Google Calendar.

2) Communicatie: nieuws, emailen, instant messaging, contacten beheren

Nieuws

Al mijn nieuws komt binnen via Google Reader, waar ik al mijn abonnementen op RSS feeds bijhoudt. Al mijn favoriete (shared) items worden via een script dat gemaakt werd door Martijn Engler ook automatisch opgeslagen in mijn Del.icio.us bookmarks.

Emailen

Al mijn email verzamel ik op een enkel GMail adres. Verschillende adressen van verschillende websites komen daar binnen. Het maakt het makkelijk mijn email overal en altijd te lezen. Verder vind ik de no-nonsense interface en de prima zoekfunctie geweldig om mee te werken.

Instant messaging

Ik heb nogal wat instant messaging accounts; niet alleen verschillende services (Google Talk, MSN, Jabber, AIM, ICQ), maar ook nog eens prive en zakelijk. Meebo maakt het makkelijk de verschillende accounts vanuit een interface te beheren. Verder heeft Meebo ook een Firefox sidebar, zodat je vanuit je browser makkelijk kunt instant messagen.

Contacten beheren

Al mijn contacten beheer ik vanuit GMail. Niet omdat het de meest genaiale tool is om contacten te beheren, maar omdat je Google contacten aansluiten op vrijwel elke andere service. Zo bieden veel online toepassingen aan om gelijk je Google contacten te importeren (zodat je gelijk ziet wie je kent), werken (vanzelfsprekend) de meeste Google toepassingen (Reader, Calendar, Docs, Talk die ik allevier gebruik) met de contacten en kun je vanuit elke mobiele telefoon met internet makkelijk je contacten doorzoeken en bellen.

3) Entertainment: muziek luisteren, video’s kijken

Ik vind het heerlijk om muziek te luisteren. Het helpt me focussen op het werk en daarnaast ook te ontspannen. Mijn eigen mix van mp3’s luister ik eigenlijk alleen nog als ik aan het hardlopen ben. De rest van de tijd luister ik OF online radio (via nederland.fm bijvoorbeeld) OF recommended music via last.fm OF luister ik een video playlist via YouTube (als ik toch zelf liedjes wil samenstellen).

Waarom TV kijken als je ook kunt kijken via internet, waar en wanneer je wil? Video’s kijken doe ik meestal (zoals zovelen) via uitzendinggemist.nl of Youtube. Daarnaast volg ik The Daily Show with Jon Stewart fanatiek.

Tot slot …

Veel van deze tools maken het ook mogelijk via je mobiele telefoon te werken. Zo gebruik ik met name het beheren van taken via Remember the Milk, het beheren van mijn agenda via Google Calendar, het opzoeken van contacten via GMail, het lezen van mijn RSS feeds via Google Reader en het snel lezen van documenten via Google Docs veel.

Momenteel besteed ik zo’n 90-95% van mijn tijd binnen Firefox. Er is nog steeds geen goede vervanger voor Photoshop in een browser (hoe goed Photoshop Express ook is) en lange documenten typen gaat nog het best in Word. De eindproducten uit Photoshop en Word sla ik dan weer wel online op. Zodra ik goed beelden kan bewerken in mijn browser en lange documenten goed te hanteren zijn in Google Docs, heb ik geen enkele reden meer om buiten mijn browser te kijken. En zal ik echt alleen nog maar online werken.

Een overzicht van de tools

  • Office: documenten, bestanden en taken/agenda
    • Box.net: veelgebruikte bestanden opslaan, veelgebruikte bestanden delen;
    • Google Docs: documenten opslaan, documenten bewerken, documenten delen (tekst documenten, spreadsheets en presentaties);
    • Google Calendar: agenda beheren;
    • Remember the milk: taken en todo list beheren;
  • Communicatie: nieuws, emailen, instant messaging, contacten beheren
    • Google Reader: nieuws (RSS feeds) bijhouden;
    • GMail: emailen en contacten beheren;
    • Meebo: makkelijk vanuit een interface instant messagen via Google Talk, MSN, Jabber, AIM, ICQ en Twitter;
  • Entertainment: muziek luisteren, video’s kijken

6 comments

  1. Erg leuk artikel Polle! Ik zit zelf nog iets meer vast aan de offline applicaties als bijvoorbeeld een Photoshop dat je al noemt.

    Het jammere aan Google als email-beheerder is toch wel het gemis aan Exchange-functionaliteiten. Ik kan bijvoorbeeld niet de mail bekijken van mijn collega’s. Dat is dé reden waarom ik mijn mail nog ophaal in Outlook.

  2. Mooi overzicht Polle. Al vind ik dat je als Nederlander beter eBuddy kan gebruiken, gewoon, uit nationalistische overwegingen 😉

    Ik ben ook vrij ver met het online kantoor, alleen durf ik het nog niet aan om mijn administratie online bij te houden. Misschiene een laatste strohalm, die ik binnenkort ook los laat…

  3. Zelf probeer ik ook steeds meer de stap naar online werken te maken. Wel blijven een paar dingen off line voor mij belangrijk. Zo wil ik in de auto wel naar mijn iPod luisteren, die gesynchroniseerd moet worden met iTunes wat dus offline draaid (plus de mp3’s die je opslaat en je moet backuppen). Apple moet daar echt nog eens een online variant voor maken.

    Ook heb ik voor mijn werk af en toe nog MS Visio nodig. Het is nog even wachten op een aanvulling op Google Docs om ook die de deur uit te kunnen gooien.

    Ook een lastige: FTP’en. Het blijft altijd eerst de files downloaden, vanaf waar dan ook, voordat je ze kan uploaden naar je hosting server.

    Afijn, voor het grootste gedeelte ben ik om. Gmail (alleen wil ik nog van dat ‘on behalf of’ af). Google Docs, Google Sites, Google Reader en Flickr, allen schelen mij veel tijd en ben ik minder bang voor crashes (al crasht een Mac natuurlijk nooit ;)) Wel blijf ik iCal gebruiken ipv Google Calender, gewoon omdat het zo fijn werkt met mijn Nokia.

  4. Je bent mijn held van de dag wegens die FEBE-tip!

    Ben zelf ook weer meer bezig dingen naar online te verplaatsen (google docs binnenkort weer eens bekijken), is toch wel praktisch. 🙂

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*
*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.