Fontys heeft al wat langer een soort haat-liefde verhouding met email en studenten. Email is een snelle en directe manier om in contact te komen me de studenten. Waar aan de ene kant verwacht wordt dat studenten hun studentenemail (@student.fontys.nl) gebruiken als een belangrijk kanaal om in contact te blijven met de organisatie, is aan de andere kant de ondersteuning belabberd. De email is niet te lezen in een andere interface dan de Fontys interface (dus geen imap op pop), de beschikbare ruimte (een ruime 50 mb) is naar hedendaagse maatstaven pathetisch, Fontys spamt haar studenten dagelijks en, belangrijker nog, als er een keer iets mis is is het ook echt goed mis.

De aanloop

  1. Op woensdag 10 december om 11h50 stuurt een van de directiesecretaresses een mail over een aanstaande conferentie naar een dikke honderd studenten. Vanzelfsprekend niet in de bcc, maar in de cc;
  2. Op woensdag 10 december om 22h09 verstuurt een groep studenten een uitnodiging voor een workshop Conflicthantering (soms is toeval bijna te mooi) naar “_scam; _sdon; _shan; _sken; _smur; _soka”;
  3. Op vrijdag 12 december om 9h07 stuurt een andere groep studenten een uitnodiging voor een workshop Jaloezie naar dezelfde shortcodes (“_scam; _sdon; _shan; _sken; _smur; _soka”);

De explosie

En dan explodeert de boel. Studenten beginnen te replyen met de vraag verwijderd te worden van de mailinglist. Andere studenten reageren weer hier op met de vraag of al dat gereply kan ophouden enzovoorts. Waar sommigen nog relevante mails proberen te sturen om de stortvloed aan mails te stoppen (“Om ervoor te zorgen dat alles stopt, is het gewoon de bedoeling niet meer te reageren op deze mails. Ze worden gestuurd naar “_scam; _sdon; _shan; _sken; _smur; _soka”, Dit zijn gewoon groepen met grotendeels alle leerlingen die studeren aan Fontys Hogescholen.Reageren hierop heeft geen zin, verwijder gewoon uw mailtjes waarna het vanzelf ophoudt.“), vinden anderen het geheel blijkbaar hilarisch en stoken het vuurtje verder op. In de volgende dagen ontvangen alle personen in de lijst meer dan 430 reply-to-all mails en onstaat een Hyves protestgroep met inmiddels 106 leden.

Op dinsdag 16 december om 14h35 wordt met de titel “Fontys ICT Services mededeling aangaande e-mailgebruik” dan eindelijk de volgende mail gestuurd:

Beste student,

Sinds enkele dagen wordt Fontys overspoeld met spam-berichten vanaf interne e-mailadressen. Vooral studenten ondervinden hier hinder van.
Er worden mails verzonden aan grote groepen gebruikers, waarop ontvangers reageren met de knop “allen beantwoorden (reply all)”.

Door de grote hoeveelheid mailverkeer die hierdoor ontstaat, hebben de mailservers het erg druk, hetgeen een vertraging in de werking van Outlook/webmail veroorzaakt (o.a. met betrekking tot verzenden/ontvangen/openen van mailberichten).

Er zijn maatregelen getroffen om de problemen op te lossen en er wordt gekeken welke acties ondernomen worden richting personen die op deze wijze misbruik maken van het e-mailsysteem.

Aan ALLE gebruikers het dringende verzoek om niet op dit soort mails te reageren.

Met vriendelijke groet,

Fontys ICT Services

Er is ongetwjfeld (?) achter de schermen hard gewerkt aan deze oplossing. Feit blijft echter dat het meer dan vier (!) dagen en 430 mails voordat er naar buiten toe sprake was van een oplossing en werd gecommuniceerd.

De nasleep

Nu maakt het me niet uit OF er een schuldige is, WIE een schuldige is (voor zover daar uberhaupt sprake van is) en wie of wat welke fouten gemaakt. Ikzelf ben geirriteerd, een hoop studenten met mij zijn geirriteerd en de IT en communicatieafdelingen van Fontys zullen ook geen lekkere dagen hebben gehad.

Ik ben veel meer benieuwd naar hoe Fontys hier van leert. Niet alleen de vraag hoe dit in de toekomst te voorkomen, maar met name ook (en dat is misschien nog wel veel belangrijker) hoe Fontys het vertrouwen in het interne mailsysteem gaat herstellen bij alle studenten die slachtoffer waren van de mailbom.

Mocht ik daar overigens, op wat voor manier dan ook, bij kunnen helpen: u weet me te vinden.

2 comments

  1. Erg vervelend dit soort incidenten. Jammer genoeg is Fontys niet de enige instelling waar dit soort dingen voorkomen. Overal waar veel mensen e-mailen kan er een spoor aan email diarree ontstaan. Misschien tijd voor een nieuw medium? 🙂

  2. Kreeg er inderdaad wat van mee van onze stagiares, begreep dat het ook niet de eerste keer was dat er iets fout ging!

    Is een simpel moderate-gevalletje niet de oplossing; Paar trusted lists, paar public lists, berichten aan public lists worden eerst beoordeeld alvorens massaal verzonden te worden? Ben niet zo technisch maar dit probleem moet toch op te lossen zijn!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*
*

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.